Inwentaryzację powykonawczą warto uwzględnić w organizacji inwestycji wcześniej niż w chwili kompletowania dokumentów końcowych. Geodeta potrzebuje informacji o zakresie wykonanych obiektów i elementach, które mają zostać pomierzone, a także o aktualnym etapie prac. Szczególne znaczenie mogą mieć części później zasłaniane lub zasypywane, dlatego termin należy uzgodnić z uwzględnieniem technologii robót i wymagań konkretnego zadania. W usługach GEOSPEC znajdują się inwentaryzacje powykonawcze, jednak zakres zlecenia trzeba ustalić dla danej inwestycji. Samo określenie „pomiar po budowie” może być zbyt ogólne. Dobrze wskazać, jakie obiekty wykonano, kto koordynuje prace i czy na terenie nadal prowadzone są roboty, które mogą wpływać na dostępność lub warunki pomiaru.
Przed rozmową warto przygotować lokalizację inwestycji, oznaczenie działki i dokumentację pokazującą zakres wykonania. Pomocne mogą być aktualne rysunki oraz informacje o zmianach względem wcześniejszych ustaleń projektowych. Nie należy zakładać, że geodeta zna każdą zmianę tylko dlatego, że wcześniej uczestniczył w innym etapie robót. Jeśli inwestycja obejmuje kilka obiektów lub sieci, dobrze opisać je osobno i wskazać, które elementy są już gotowe. Ważne jest rozróżnienie między wersją projektu a stanem rzeczywiście wykonanym. Zdjęcia mogą pomóc wyjaśnić sytuację, ale nie zastępują pomiaru ani wymaganej dokumentacji. Informacje należy przekazać w formie uzgodnionej z wykonawcą, tak aby nie było wątpliwości, której inwestycji i jakiego zakresu dotyczy zlecenie.
Organizacja pomiaru wymaga również sprawdzenia dostępu do terenu. Warto wskazać osobę kontaktową, sposób wejścia na budowę i ograniczenia związane z trwającymi pracami. Jeśli część elementów ma zostać zakryta, potrzebna jest wcześniejsza koordynacja z osobą prowadzącą roboty; nie powinno się czekać z informacją do momentu, gdy pomiar staje się trudniejszy. Nie należy jednak samodzielnie odsłaniać instalacji lub wykonywać prac mogących naruszyć ich bezpieczeństwo. Zakres przygotowania trzeba ustalić z właściwymi uczestnikami inwestycji. Informacje o GEOSPEC pozwalają poznać firmę, ale terminy, dokumenty i sposób obsługi konkretnego zadania wymagają uzgodnienia. Różne inwestycje mogą potrzebować innego zakresu czynności, dlatego nie warto przenosić ustaleń z sąsiedniej budowy bez sprawdzenia ich przydatności.
Po ustaleniu zakresu dobrze wiedzieć, jakie materiały zostaną przygotowane, w jakiej formie będą przekazane i jakie dalsze czynności należą do poszczególnych stron. Nie trzeba samodzielnie odgadywać przebiegu opracowania: lepiej zadać pytania przed zleceniem i wskazać planowany etap inwestycji. Nie należy traktować samego wykonania pomiaru jako gwarancji zakończenia wszystkich formalności lub potwierdzenia zgodności każdego elementu budowy. Takie kwestie zależą od dokumentacji, zakresu prac i właściwych procedur. Przez kontakt z GEOSPEC można przedstawić lokalizację, wykonane obiekty oraz informacje o harmonogramie robót. Rzeczowo przygotowane dane ułatwiają koordynację i pomagają zaplanować inwentaryzację bez opierania się na niepotwierdzonych terminach. Najważniejsze jest wczesne wyjaśnienie zakresu, zwłaszcza gdy kolejne roboty mogą ograniczyć dostęp do elementów wymagających pomiaru.